Как классифицировать и хранить информацию
Традиционный метод классификации и хранения информации с помощью папок и составления досье хорошо известен и доказал свою эффективность. Чтобы там ни говорили приверженцы и певцы информатики и электронно-вычислительной техники, он отнюдь не является устаревшим. Так как этот способ широко известен, то не имеет смысла на нем особо останавливаться. Отметим лишь, что следует почаще и без колебаний производить чистку и устранять всю устаревшую и малоинтересную информацию. В противном случае у вас накопится столько бумаг, что любой поиск нужной вам информации превратится в неразрешимую головоломку.
Само самой разумеется, что при работе с большими потоками информации возможности этого способа ограничены. Организация, создавшая настоящую службу сбора и обработки информации, может с успехом использовать так называемые базы данных (см. главу 6). Однако для менеджера этот способ является слишком сложным, так как у него нет ни времени, ни, обычно, достаточной компетентности для работы с таким инструментом. Требуется что-нибудь простое и при этом достаточно эффективное. Таким инструментом может послужить так называемая документальная база на персональных компьютерах типа «IBM PC» или «Macintosh». Современные модели этих персональных компьютеров обладают достаточно большой мощностью и простотой использования. Даже самые малые модели этих компьютеров, включая портативные, оборудованы запоминающим устройством на жестком магнитном диске (винчестере), емкостью 20 или 40 мегабайт, что позволяет хранить примерно 10000 или 20000 страниц (из расчета 2000 знаков на страницу). Что касается удобства и простоты в работе, то в персональных компьютерах этого типа они достигаются за счет использования устройства для позиционирования указателя на экране дисплея, которое получило наименование «мышь», и принципа меню (предлагаемый системой набор возможных операций) в сочетании с интерфейсом типа «windows» (окна). Это означает, что любой человек практически без специального обучения может пользоваться большим числом программных средств. Для быстрого и безошибочного выполнения всех необходимых операций достаточно уметь прогонять на экране меню и нажимать клавишу «мыши».
Документальные базы относятся к числу простых программ управления данными. Для указанных типов персональных компьютеров существует бесчисленное множество таких программ. Обычно работа с этими программами осуществляется в два этапа. Вначале создается формат документа (входная и выходная форма), который соответствует типу хранимых данных (см. рис. 14).
Поле «резюме» содержит краткое изложение статьи или информации, полученной от эксперта. Не может быть и речи о полной записи, тем более, что обычно даже самая длинная статья или продолжительная беседа с экспертом могут быть сведены к 3 или 4 предложениям. Однако, если вы желаете иметь доступ к полному документу, присвойте ему номер, указываемый в соответствующем поле, и отправляете этот документ на хранение в шкаф, не тратя время на досье и другие сложные системы классификации и хранения информации. В поле «дата» указывается дата информации, а не ее получение. Поле «предельная дата» не является обязательным для заполнения и позволяет с помощью специальной подпрограммы уничтожать информацию по истечении определенного срока. И, наконец, поле «ключевые слова» облегчает впоследствии поиск нужной вам информации.
После создания формата дальнейшая работа с документальной базой выглядит достаточно просто. Вы можете создавать или уничтожать записи-карточки. Вы можете вести поиск по ключевым словам (если вы спешите и знаете, что вам нужно) или по полю «резюме» (в более сложных случаях). Одним словом, вы легко найдете необходимую Вам информацию с помощью устройства «мышь».
При выборе программы главное значение имеют быстродействие и простота в использовании. Программное обеспечение, способное выдать все цифровые показатели и результаты деятельности конкурента в виде красивой цветной схемы или таблицы, но требующее шестимесячной практики, не очень подходит для менеджера. Менеджер, затратив 30 минут на чтение газет, должен иметь возможность ввести в машину всю извлеченную им информацию за 5 минут. А для поиска в машине необходимой информации ему должно быть достаточно нескольких секунд простых манипуляций. Любое программное средство, не соответствующее этим условиям простоты и удобства в работе, обречено завершить свое существование в музее красивых бесполезных изобретений.
9. РАЗВЕДКА — НЕРВ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ВОЙНЫ
Экономическая война
Утверждения о разрушении и захвате японцами целых отраслей промышленности превратились уже в банальный штамп. Так, если взять производство фотооборудования, то во Франции и в Великобритании уже не осталось ни одного производителя любительских фотоаппаратов, а в ФРГ еще остающиеся на плаву доживают свои последние дни. В области производства мотоциклов в Западной Европе и в США осталось только несколько фирм, занимающихся производством машин специального назначения. Что касается бытовых электронных товаров широкого потребления, то уже сейчас крайне трудно купить высококачественный магнитофон или проигрыватель не японского производства. В ближайшее время наступит, по-видимому, черед средств информатики и автоматизации, телевидения высокой четкости и автомобилестроения. Но на этот раз японцы были столь любезны, что предупредили нас: «В области автомобилестроения выживут только пять крупных концернов: три японских и два западноевропейских», заявил недавно президент фирмы «Nissan» (Япония). Следует отметить, что наступление уже идет полным ходом, так как периферийные рынки (Африка, Ближний и Средний Восток, Юго-Восточная Азия) уже захвачены японцами. Именно поэтому Эдит Крессон, бывший министр внешней торговли, а сейчас премьер-министр Франции, заявила:
«Я констатирую, что в ряде областей промышленности мы находимся на грани национальной катастрофы и при этом по-прежнему ничего не предпринимаем. Как же мы до этого дошли? »
После Второй мировой войны США, а вслед за ними и Западная Европа, безраздельно господствовали в мировой экономике. Затем пробил час де колонизации и быстрого роста мощи новых стран — Японии и четырех азиатских драконов (Южной Кореи, Тайваня, Сингапура, Гонконга). Нефтяной кризис 1973 г. на некоторое время замаскировал этот новый расклад сил. Кризис роста валового национального продукта в западных странах был отнесен на счет ОПЕК, то есть вместо объективного анализа ситуация объяснялось стремлением ОПЕК к получению сверхприбыли. Однако азиатские страны, энергетика которых находится еще в большей зависимости от внешних поставок, очень быстро оправились от кризиса. И только тогда Запад осознал, что ситуация в чем-то изменилась. Следует однако, отметить, что сигналов — предвестников было вполне достаточно. Так, начиная а 60-х годов, японские товары начали захватывать американский рынок. Вначале крупные американские компании с презрением и пренебрежением наблюдали за этим процессом, считая, что потребители быстро пресытятся этими дешевыми недоброкачественными товарами — побрякушками. В этом и заключалась их ошибка! Технико-экономический анализ позволил японцам определить наиболее выгодные виды товаров, а их до сих пор непревзойденное владение процессами производства позволило в конце концов разгромить конкурентов.
Однако и после этого мы продолжаем оставаться слепыми вплоть до настоящего времени, ярким доказательством чего является недавнее установление японской фирмой «Fujitsu» контроля над фирмой «ICL», которая являлась главным производителем компьютеров в Великобритании.
Статья о японской настольной игре Го, опубликованная во внутренней газете фирмы «Fujitsu», позволяет понять причины этого ее поступка, который, по всей видимости, подготавливался на протяжении долгого времени. В отличие от шахмат, цель игры Го заключается не в поражении пешек и фигур противника, а в захвате территории. Иными словами, в настоящее время мы находимся на основном и решающем этапе глобализации японской промышленности средств информатики. Японская точка зрения была ясно изложена в одной из ведущих экономических газет Японии «Nihon Keizai Shimbun»: Национальная промышленность против фирмы «IBM». Отныне вопрос заключается в следующем — сможет ли кто-нибудь еще, кроме фирмы «IBM» и японских компаний, выжить на мировом рынке?
Десять лет назад дефицит внешнеторгового баланса Западной Европы в области средств информатики составлял 20 млрд. французских франков. В настоящее время он достиг 70 млрд. франков, а в 1993 г. превысит 100 млрд. франков. Приведенные цифры, а также многочисленные неудачные попытки объединения усилий западноевропейских фирм, имевшие место за последние 10 лет, ясно показывают, что японская стратегия основана на глубоком знании рынка, действующих на нем лиц, конкурентов и тенденций развития. Это является результатом долговременного использования всех возможностей экономической разведки во всех ее видах и проявлениях.
Послужат ли эти поражения уроком для Западной Европы? В этом можно усомниться, читая следующую заметку, опубликованную в «Financial Times» 14 августа 1990 г.: один из лондонских университетов, столкнувшись с сокращением финансовых средств, выделяемых британской электронной промышленностью на научно-исследовательские работы, принял решение о создании специального бюро по связям с японскими промышленными кругами и об организации междисциплинарного научно-исследовательского центра по полупроводникам, рассчитывая при этом на поддержку государства! Зная, что один из японских подходов для бесплатного получения результатов научно-исследовательских работ заключается в частичном финансировании научной кафедры или лаборатории, несложно прийти к выводу, что такой поступок сводится к предложению японцам купить того самого коня с помощью которого они возьмут приступом новую Трою.
Для правильного понимания ситуации необходимо учитывать, что экономическая война, о которой идет речь, ведется неравноценным оружием. Ведь речь идет не о борьбе между фирмами, а о сражении, в котором с одной стороны выступает нация, имеющая достаточно воли и средств для экономических завоеваний, а с другой — разрозненные фирмы. Так, когда в 60-е годы Министерство внешней торговли и промышленности Японии приняло решение о повороте японской промышленности в сторону развития информатики, то есть отрасли, которая была признана стратегической, то при этом министерство выделило определенное количество фирм, которые и должны выполнять эту задачу («Fujitsu», «Hitachi», «NEC», «Toshiba», «Mitsubishi Electric» и «Oki Electric»), и оказывало им финансовую поддержку вплоть до того момента, когда они наконец превратились в доходные предприятия, т.е. примерно до 1980 г.! Следует добавить, что за право сохранить присутствие на японском рынке это министерство потребовало от фирмы «IBM» поделиться многими важными технологиями. А что сейчас осталось американского в японском филиале фирмы «IBM»?
Этот пример прекрасно иллюстрирует японские приемы ведения экономической войны. Прежде всего японцы точно определяют те отрасли, которые им необходимо развивать. Затем они анализируют наличные силы и слабые места своих противников. И, наконец, они умеют терпеливо выжидать и не жалеют времени для достижения успеха. Третий пункт заключается в необходимости наличия достаточной воли к победе. Первые два пункта связаны, несомненно, со способностью и умением собирать и анализировать информацию. В настоящее время, как, впрочем, и в былые времена, стратегия тесно связана с информацией.
В IV веке до нашей эры великий китайский стратег Сун Цзе сформулировал следующий совет: «Самое важное в войне — это борьба со стратегией врага». Его стратегия выражает его намерения, которые могут быть выяснены только с помощью разведки. Поэтому разведка является подлинным нервом войны. В военной области большинство крупных поражений было связано с несостоятельностью разведки. Чтобы убедиться в этом достаточно вспомнить о том, как генеральный штаб гитлеровской Германии отказался принять во внимание планы союзников о высадке на северном побережье Франции или об операции американцев в Иране, что привело к катастрофе. Точно так же, в экономической войне японские победы над Западом были одержаны благодаря глубокому знанию рынка, экономики, социальных факторов и технологий. А если все это сопоставить со странами, занимающимися, в основном, продажей сырья или сельскохозяйственной продукции, единственной стратегией которых является стратегия картеля, то становится очевидным то, насколько важную роль играет разведка.
Говорят, что нервом войны является золото. Однако в экономической войне вознаграждение своих войск не производится за счет ограбления поверженного противника. Ведь цель заключается не в однократной продаже своих товаров, а в долгосрочном закреплении своих позиций на завоеванном рынке. Классические навыки и умения фирм и предприятий (маркетинг, производственная деятельность, финансовая деятельность, работа с кадрами и т.п.) оказываются недостаточными для ведения борьбы в этой ситуации. Для обеспечения гарантированного принятия правильных решений необходимо также научиться работать с информацией, поступающей с поля экономической битвы.