Циклы информации
Руководитель, который впервые принимается за исследование информации, охотно верит, что он натолкнется на скудность источников. Применив методику 4К+ 1, он вскоре поймет, что оказался перед изобилием источников. Отсюда неизбежен вопрос: так ли необходимо подписываться на 500 газет, подключаться к 5О банкам данных и говорить с ЗОО собеседниками? Иначе говоря, как убедиться, что источники полезны и немногословны? Единственное средство — постоянная проверка источников по двум простым критериям: обеспечение и эффективность.
Обеспечение источников.
Подписываются ли все базы информацией? Если ответ негативный, этот источник определенно не подходит. Его следует заменить.
Все ли источники снабжаются полезной информацией, т.е. важной и точной? Ваша служба, ведущая документацию, должна исключить целый ряд дорогостоящих публикаций, не представляющих интереса.
Поставляют ли определенные источники систематизированную информацию? Как часто цитируется информация? Необходимо исключить многословие.
Эффективность источников.
Информация называется свежей, если интервал между самим событием и сообщением в нем короткий. Если, например, вы узнаете, что бессонные ночи главного руководства конкурентного предприятия проистекают от решения по внедрению новой продукции за шесть месяцев до ее выпуска, вы располагаете информацией большой свежести, которая оставляет вам время отреагировать. Если, наоборот, вы узнаете об этом только в день официального сообщения, то эта новость немного запоздала и тут уже мало, что можно сделать.
Свежесть и конфиденциальность — два качества, дополняющие одно другое, помогают судить о полезности источника. Если вы констатировали, что в своей области вы располагаете только конфиденциальной информацией, не охваченной широкой прессой, у вас появляется интерес обратиться к экспертам, имеющим более близкое отношение к явлению.
Такая работа по развитию источников дает то, что называется «малый цикл информации» (см. рис. 3).
Этот «малый цикл» вливается в «большой цикл» (см. рис. 4).
Поскольку каждое действие изменяют предприятие, его люди постоянно перемещаются, иногда необходимо проверять базы, обуславливающие весь путь получения информации, а также соответствие источников целям и необходимостям.
Два типа событий могут привести к модификации. Первое относится к резкому изменению жизни предприятия, такому, как появление нового рынка, революционной технологии, смена руководства и т.д. В таком случае достаточно применить путь ЗВ.
Труднее обойти случай медленного развития, который дает меньше неадекватных баз. Вы это замечаете, когда пользователи информации все более и более недовольны, обнаруживая, что они получают мало полезного для принятия своих решений. Единственным средством ухода от этой проблемы является организация регулярных встреч поставщиков информации с пользователями.
Обработка информации, малый цикл, большой цикл… Не страшно ли потеряться? Как оказалось на практике, все гораздо проще. В «режиме крейсера» система, пожалуй, пребывает более 99% времени, она функционирует некоторым образом сама по себе без излишней необходимости в постановке вопросов. Имеется определенное количество источников, которые снабжают информацией, собираемой по схеме ЗВ и выверяемой путем отбора источников. Как известно, развитие — это очень быстрая операция; и накопление, и распределение происходят в суматохе. Напомним, что сам по себе сбор информации не представляет трудности, поскольку он имеет хорошую «Картографию» окружающей среды, что позволяет отмечать «деформации» связями на карте (см. гл. 2).
Остается менее 1 % времени, когда нужно больше работать головой. Первое размышление должно привести к источникам, проверке их охвата базы и эффективности: это малый цикл информации. Второе размышление должно подвести к самим базам для выявления того, какие из них соответствуют на сегодняшний день целям и потребностям организации: это большой цикл информации.
Особо ценная информация
Леон Брюнне все еще не до конца переубежденный аргументами Жана Мартена, остался однако при своем мнении. Благодаря брату, работающему инженером на предприятии пищевой промышленности, он встретил указание на информацию, которая показалась ему угрожающей: Лимагрен, Рон-Пуленк и Нестл объединяются в компанию по программе Эурека по 3,3 млн. экю на пять лет для разработки «искусственных семян» томатов (образ действия состоит в выведении благодаря гормонам множества эмбрионов из одной клетки для разработки геля, позволяющего получить настоящие «искусственные зерна»). После дополнительных исследований и проверки он гордо сообщил о своем открытии Мартену:
Рис. 2. Обработка информации
Рис. 3. Малый цикл информации
Рис. 4. Большой цикл информации
— Интересно видеть, как большие группы захватывают государственные доходы, чтобы проводить исследования по своему профилю. Еще важнее — это совпадает с крупными переменами в сельском хозяйстве. Вместе с Димагреном, селекционером, Рон-Пуленком, химиком, и Нестле, производителем пищевой промышленности, видят сельское хозяйство индустриальным, где традиционным специалистам скоро не останется места…
— Подожди! — перебил его внезапно Мартен. — Это все захватывающе, но какое отношение это имеет к «Trident»? Для нас от этого — никакого решения, никакого действия. Следовательно, твоя информация не более чем шум. Для промышленника-пищевика эта информация достойна внимания, поскольку она позволяет ему разобраться и действовать.
Но для «Trident» ни на короткий срок, ни на перспективу она не подходит. Фирме нужна только важная информация, способная привести к принятию решения.
Мартен прав. Эффективность службы информации не только сводится к сбору фактов и их передаче. Информация существует как связь с намерением. Если нет «направленного движения», усилия «прямо к цели», то и необходимость в такой информации равна нулю.
Чтобы лучше рассмотреть проблему дополнительной ценности, полезно разделить решения на два типа: те, для которых информация первична и те, для которых первична проблема.
Информация первична, когда решение прямо вытекает, т.е. без тех или иных фактов решение не существует.
Если бы Жан Мартен не открыл существование Пнематекса, у компании «Trident» не было бы новой продукции. Поскольку информация первична, ее ценность очевидна.
Проблема первична, если информация должна подтвердить решение. Это получение справок по политике и экономике различных стран путем консультаций у нескольких экспертов по вопросам технологии, как в случае с Жаном Мартеном, когда он столкнулся с производством в пользу завода ПАО в Европе. Вот такую дополнительную ценность, полученную из изолированной информации, гораздо труднее оценить. Дополнительная ценность приобретается в тот момент, когда информация влияет на принятие решения. Информация — это продукция, она проходит длинный цикл — приобретение, обработка — распределение — каждый имеет стоимость и цену. К сожалению, стоимость и ценность не всегда может быть выражена в цифровом отношении: за информацию часто платят информацией и она соединяется в единое неделимое целое.
Вот почему службу информации не следует рассматривать как центр доходов.
В заключение, информация предлагает дополнительную ценность, когда она прямым или косвенным образом принимает участие в решении. Бездействие — это тоже форма действия, даже когда обдумывается выбор. Не ожидайте, что каждая информация приведет к большим результатам.
Создавать ценную информацию — прежде всего дело организации. Снизу вверх, организация пространства действий благодаря ЗВ для сбора необходимой информации и никакой иной. В центре, организация самой информации для прояснения ситуаций априори сложных и смешанных, подвергающаяся такой обработке, что весь персонал, имеющий к этому отношение, получает вовремя необходимую информацию. И параллельно, сама организация деятельности такова, что каждый чувствует себя причастным к жизни предприятия: «Информация — кровь предприятия», гласит девиз Мицуи, который преуспел. Только при таких условиях предприятие существует и развивается, получая необходимую суть своего новообращения, избегая информации сложной или ее утечки.
Ключевые положения
Обработка информации
анализ информации:
- важность
- точность
- значительность
синтез:
- подход путем расширения
- подход путем намерения
развитие источников:
- обеспеченные
- эффективныеАлфавитный набор информации
A — действие
B — цели — необходимость — базы
S — для источников
R — для сбора
T — для обработки
C — для цикла
D — для распределения.