Что такое управление печатью?
Управление печатью — это процесс, с помощью которого каждый человек управляет печатью материалов в компании или организации, включая улучшения безопасности, настройки авторизации, управление заданиями на печать и настройки принтера.
Управление печатью делает информацию видимой и снижает стоимость печати материалов. Основная роль управления печатью — коллективное управление расходами на печать, ограничение количества листов для снижения затрат на печать или принудительное изменение настроек на черно-белые.
Оно также ограничивает несанкционированное использование печатной машины, требуя сканирования карт IC или других устройств для активации машины и управления печатью журналов.
Использование управления печатью
Системы управления печатью устанавливаются в компаниях с несколькими печатными машинами на одном этаже или в школах с печатными машинами в помещениях, которые могут использоваться кем угодно. Преимущества установки системы управления печатью включают возможность централизованного управления печатными машинами в каждом месте и сокращение непроизводительных расходов на печать.
Хотя многие из современных принтеров способны печатать как в цвете, так и в монохроме, система также может управлять печатью, ограничивая печать монохромом.
Принцип управления печатью
Существует множество принципов управления печатью, но мы воспользуемся примером общей печатной машины компании, чтобы проиллюстрировать принципы.
Основой системы управления печатью является выделенный сервер управления. Этот сервер централизованно управляет инструкциями по печати, полученными с ПК сотрудников, и посылает сигналы на каждую печатную машину. Затем сотрудник активирует печатную машину с помощью своей карты IC, чтобы начать печать.
Вся эта информация о печати хранится на сервере, так что если возникает ошибка, вся информация отправляется на ПК управления печатью для быстрого исправления, а после исправления печать может быть повторена сразу после возникновения ошибки. Таким образом, основная функция управления печатью заключается в централизованном управлении всеми инструкциями по печати, полученными с нескольких компьютеров, и отправке инструкций по печати на соответствующий принтер.
Кроме того, можно послать сигнал на принтер, чтобы ограничить печать монохромного документа, который запланирован для печати в черно-белом варианте, от печати в цвете, что является очень дорогостоящим процессом. Управление печатью также может помочь значительно сократить расходы за счет устранения отходов.
Как выбрать управление печатью
При выборе системы управления печатью следует учитывать следующее. Также важно иметь пробный период и фактически ознакомиться с системой перед ее внедрением.
1. Функциональность
Функции управления печатью можно разделить на функции для пользователей, которые печатают, и функции для администраторов. На этом этапе важно убедиться, что необходимые функции предоставляются для каждой должности.
2. Адекватность стоимости
Необходимо подтвердить, что стоимость на момент внедрения и текущие расходы соответствуют бюджету. Важно заранее оценить, сколько времени потребуется для возмещения стоимости печати, поскольку управление печатью также может помочь снизить стоимость печати.
3. Удобство использования
Функции печати может использовать любой сотрудник. Поэтому важно иметь производительность работы, которая позволяет пользователю делать то, что он хочет, интуитивно, а не то, что требует предварительного прочтения руководства.
4. Безопасность
Большинство печатных материалов содержат конфиденциальную информацию. Поэтому очень важно, чтобы данные, хранящиеся на сервере, были не только защищены от утечек, но и устойчивы к внешним атакам.
5. Достаточность поддержки
Необходимо обеспечить наличие систем поддержки и резервного копирования на случай возникновения неисправности.