Что такое электронные формы?

Электронные формы — это отсканированные и оцифрованные формы, созданные в Word или Excel на ПК, или бумажные формы, и они являются юридически действительным методом хранения документов.

Устранение бумажных форм не только сокращает пространство, необходимое для хранения, но и сокращает использование бумаги как экологического ресурса и может сократить расходы до расходов на печать и гербовых сборов. Для предприятий электронные формы также могут повысить операционную эффективность.

При переходе с бумажных форм на электронные также увеличивается риск потери данных из-за стихийных бедствий и других причин.

Использование электронных форм

Электронные формы используются для замены бумажных бухгалтерских книг в электронном виде, которые регистрируют транзакции в компании, и ваучеров, которые объективно удостоверяют эти транзакции.

Многие компании используют электронные регистры в основном для бухгалтерской работы, и ниже приведены примеры их использования

1. Создание и управление отчетами

Отчеты о полевых работах и отчеты о продажах вводятся и отправляются со смартфонов, планшетов и других терминалов для повышения эффективности и обмена информацией.

2. Управление формами заказов

Для розничного торговца не является чем-то необычным получать несколько сотен заказов в день по факсу; подключив факсы к системе электронных форм и сохраняя их в электронном виде, можно сократить место для хранения и упростить извлечение.

3. Утверждение и управление документами по утверждению

Помимо оцифровки создания запросов на утверждение, цикл утверждения также помещается в рабочий процесс, чтобы можно было отслеживать ход выполнения. Кроме того, информацию можно легко распространять внутри компании.

Принцип электронных форм

Электронные формы — это оцифрованные версии книг учета и ваучеров, которые ранее создавались на бумаге. Например, они создаются и сохраняются в форматах Excel, Word и PDF.

Электронные формы также включают в себя отсканированные бумажные документы, преобразованные в PDF или другие графические данные. Временные метки используются для защиты от подделки и для доказательства того, когда существовали данные.

Электронные формы, которые имеют временную метку в определенное время, могут доказать, что они не были изменены с тех пор.

Как выбрать систему электронных форм

При выборе системы электронных форм следует учитывать следующие моменты:

1. Уточнение объема работ

Системы электронных форм имеют такие функции, как создание, распространение, хранение и управление, но они не обладают всеми этими функциями. Важно выбрать систему, которая имеет необходимые функции в соответствии с объемом вашего бизнеса и вашими потребностями.

2. Рассмотрение нагрузки на пользователей

При внедрении системы электронных форм желательно максимально снизить нагрузку на пользователей (как внутренних, так и внешних). Например, интерфейс с хорошей работоспособностью и наглядностью, а также метод вывода, совместимый с различными терминалами и форматами, являются примерами таких функций.

3. Перспектива управления безопасностью

Поскольку системы электронных форм часто обрабатывают личную и конфиденциальную информацию, меры безопасности имеют важное значение. В дополнение к основным функциям, таким как шифрование данных и ограничение доступа, необходимо выбрать систему, которая учитывает соблюдение правовых норм и внутренний контроль.

4. Уровень поддержки

Системы электронных форм могут потребовать обслуживания и устранения неполадок даже после установки. Поэтому важно проверить систему поддержки и уровень обслуживания.

Другая информация об электронных формах

1. Основные функции системы электронных форм

Функция создания форм
Эта функция используется для проектирования макета и элементов листов бухгалтерской книги. Вы можете свободно создавать формы с помощью инструментов дизайна и шаблонов.

Функция распространения отчетов
Эта функция используется для распространения данных форм другим сторонам. Формы можно прикрепить к электронному письму в виде файла или загрузить с помощью URL.

Функция управления формами
Эта функция централизованно управляет данными форм. Вы можете выполнять поиск по ключевым словам и условиям, а также проверять историю просмотров и историю изменений.

Функция безопасности
Функции безопасности направлены на предотвращение фальсификации или утечки данных форм. Доступны такие механизмы, как аутентификация пользователя, блокировки и временные метки.

2. Что такое Закон об электронной бухгалтерии?

Закон об электронной бухгалтерии — это закон, принятый в июле 1998 года в отношении электронного хранения электронных форм. Ранее национальные налоговые документы должны были храниться в бумажной форме.

Однако Закон об электронном бухгалтерском учете разрешает хранить документы в электронном виде. Кроме того, поправка 2015 года устраняет необходимость в электронных подписях для электронных книг, а контракты и квитанции на сумму 30 000 иен и более теперь подпадают под действие закона.

Хотя для использования Закона об электронной бухгалтерии требовалось предварительное заявление в налоговую инспекцию, с 1 января 2022 года предварительное заявление больше не требуется. Кроме того, вывод и хранение на бумаге данных, обмениваемых посредством электронных транзакций, больше не разрешается.

Существует множество других документов, на которые распространяется действие Закона об электронной бухгалтерии, но обратите внимание, что документы, на которые не распространяется действие Закона, не могут храниться в электронном виде.

Бухгалтерские документы, такие как журнальные книги, книги дебиторской задолженности, книги покупок, книги кредиторской задолженности и книги учета основных средств
Финансовые документы, такие как инвентаризационные ведомости, балансы, отчеты о прибылях и убытках и т. д.
Документы, такие как контракты, квитанции, банковские книги, расценки, счета-фактуры и т. д.